Buitendienstplatform op maat voor 100+ veldmedewerkers

Software die vier taken dekt: offertes en calculatie, de planning van uw ploegen, werfopvolging met werkbonnen, en facturatie, voor zakelijke klanten via Peppol. Voor de meeste kleine aannemers doet een kant-en-klaar bouwpakket dat goed genoeg. Maatwerk loont als uw manier van werken niet in zo'n pakket past, of als uw kantoor gegevens van het ene programma in het andere overtypt. Dan koppelen we de software die u al gebruikt aan één database.

Voor de meeste kleine aannemers is dat software voor ploegplanning, die beslist wie morgen op welke werf staat. Projectplanning is iets anders. Die verdeelt een werf in fasen op een tijdlijn, meestal als Gantt-schema. In het buitendienstplatform op deze pagina maakt de planner taken aan, kiest hij mensen op vaardigheid en beschikbaarheid, en staat de planning daarna in de app van wie het werk doet.

Er zijn vier soorten. Een spreadsheet kost niets en kent iedereen, maar de ploeg ziet een wijziging pas als iemand ze doorstuurt. Een algemene planningsapp werkt op elke telefoon, maar weet niets van uw werven en werkbonnen. Een bouwpakket hangt de planning aan werven en facturen, al werkt u dan zoals het pakket het wil. Een eigen planbord hangt aan uw eigen jobs, maar moet eerst gebouwd worden.

Ja. Een spreadsheet of een gratis algemene planningstool volstaat zolang u één ploeg plant. Het loopt mis zodra er meerdere ploegen zijn, de planning tijdens de dag verandert, of iemand op kantoor de planning overtypt in werkbonnen en facturen. Dan kost het overtypen meer tijd dan het plannen zelf. Het bureau uit deze case begon ook met planningen in Excel.

Een tool die uw ploegen zonder uitleg gebruiken. Voor een aannemer wil simpel zeggen dat er één scherm per dag is, met wie waar staat. Het werkt op een telefoon, ook op een werf met slecht bereik. En een wijziging op kantoor staat meteen bij de ploeg, zonder telefoontje erachteraan. Test een tool een week met één ploeg voor u beslist.

Dat hangt af van uw werven. Een programma met fasen en een Gantt-schema loont bij grote werven, waar onderaannemers elkaar opvolgen en materiaal weken vooraf besteld moet worden. Verdeelt u elke dag ploegen over kleinere jobs, zoals een installateur of een renovatiebedrijf, dan heeft u meer aan een goede dagplanning. Heeft u beide nodig, laat de dagplanning dan uit de fasen volgen.

AI kan een voorstel maken, en een planner keurt het goed of past het aan. Het voorstel volgt regels, zoals wie welke vaardigheid heeft, de afstand tussen werven en de deadlines. AI markeert ook conflicten, zoals een ploeg die op twee plaatsen tegelijk staat. Daarvoor moeten uw jobs, ploegen en hun beschikbaarheid wel eerst op één plek staan. Zolang de planning over losse spreadsheets verspreid is, heeft AI niets om mee te rekenen.

Een calculatieprogramma rekent uit wat een job kost en wat u ervoor vraagt, op basis van hoeveelheden, eenheidsprijzen, uren en uw marge. Een goed programma bewaart uw eenheidsprijzen, toont de marge per post en houdt elke versie van een offerte bij. De calculatie wordt zonder overtypen een offerte en later een factuur.

Er zijn drie soorten. Een prijsbibliotheek levert eenheidsprijzen en standaardposten om een raming mee op te bouwen. Een bouwpakket heeft vaak een offertemodule die de calculatie aan de werf en de factuur hangt. Een eigen offertecalculator rekent met uw prijzen en regels. Bij kleinere vakmannen kan die op de eigen website staan, zodat een klant zelf een richtprijs berekent voor hij belt.

Ja, er bestaan gratis spreadsheets en sjablonen om een calculatie te maken. Wat ze missen is de nacalculatie, de vergelijking van uw raming met de uren en materialen die de werf echt gekost heeft. Daar verdwijnt marge, want zonder die vergelijking ziet u niet welke posten u telkens te laag inschat. Het platform uit deze case toont per taak wat gepland was en wat ze echt kostte.

Reken per job, in vijf stappen. Meet de hoeveelheden op. Zet er eenheidsprijzen voor materiaal en materieel naast. Schat de arbeidsuren per post en reken ze aan uw uurkost. Tel uw algemene kosten en uw marge erbij. Vergelijk na de werf uw raming met de echte uren en materialen, en pas de eenheidsprijzen aan waar u ernaast zat. Zo klopt de volgende offerte beter.